Что нужно продумать, чтобы праздник удался

Скоро Новый год! Надо столько всего сделать – нарядить елку, поздравить клиентов и партнеров, уделить внимание каждому  сотруднику, выбрать подарки и написать поздравления. Ведь как встретишь Новый год, так его и проведешь! Еще не поздно все успеть.…
Так как же грамотно запланировать проведение Нового года?
Нужно поставить цели, сформулировать задачи, выявить смысл проведения праздника.

Существует целая классификация праздников. Это может быть праздник-разрядка (снятие накопившихся в процессе работы межличностных конфликтов, улучшение психологического климата в коллективе). Или праздник-сплочение (развитие горизонтальных и вертикальных неформальных связей, навыков командной работы).
Следующий шаг - определение дня, времени и места (в черте города или за городом, ресторан или база отдыха, с ночёвкой или без, вечером или днём).
Немногие захотят полтора часа добираться до места проведения праздника, лучше заранее продумать, как развозить людей. Хорошим тоном является доставка гостей туда и обратно. Неразумно устраивать праздник в выходные – у каждого могут быть личные планы.
Обязательно продумайте анонс праздника (плакат на входе, заставки на экранах мониторов). Составьте пригласительные билеты сотрудникам. Пригласительные оформляют по принципу «Кто? Где? Когда?».

Теперь нужно определить количество гостей:
• кого  приглашать . Важно каждому  продумать подарок.
• приглашать или не приглашать  детей (организовать детскую комнату)
• на каких языках обслуживаем?
• реклама
• сколько всего будет гостей (резервация на какой телефон)
Возможная проблема – нехватка посадочных мест. Поэтому лучше отказаться от персонального расположения гостей и заранее выделить столы, которые при необходимости
можно «уплотнить».

А теперь самая ответственная часть - разработка  программной части.
Попытайтесь вовлечь людей в праздник. Простейший способ – опрос, анкетирование.
За неделю до праздника начинайте раздавать атрибуты (украшения, элементы костюмов). Раздайте простейшие задания. Сделайте попытку заинтриговать  (на празднике будет объявлена важная новость…).

Важно накапливать опыт проведения подобных мероприятий (понять, что запомнилось участникам, по какой причине и решить, что из предыдущего следует повторять, а что нет). При организации праздника необходимо соблюдать два правила: каждый последующий праздник должен проходить «по нарастающей» в отношении уровня организации и зрелищности.
Определиться, кто, что будет делать. Вне зависимости от способа проведения праздника (с помощью или без помощи сторонних организаций) необходимо назначить ответственного за мероприятие.

Ответственный за мероприятие должен:
• Понимать цели праздника, его задачи 
• Получить полномочия на принятие решений или прямой доступ к лицу, принимающему решения
• Иметь навыки планирования и координации проектов
• Быть коммуникабельным
• Обладать чувством юмора
• Иметь воображение, лучше фантазию
• Обладать чувством меры
• Располагать для подготовки праздника специально выделенным из рабочего дня временем, иметь персональную мотивацию
Распределите работы. Решите, что сделать самостоятельно, что выполнить своими силами , что поручить сторонним организациям. Здесь важно понять: в процессе организации праздника нет мелочей!!! Подумать план работ и найти исполнителей каждой части плана:
• Написание шуток, ремарок, реприз и текстов выступлений, их оформление и печать, репетиции сценария, работа ведущего и декоратора (оформителя).
• Покупка и доставка продуктов, алкоголя.
• Продумать, кто будет рисовать, вести машину, грузить, искать место разгрузки, держать дверь, перетаскивать, размещать, развешивать…
• Кто будет выбирать сувениры и подарки…
• Кто отвечать за фото и видеосъёмку…

Так на какие относительно-независимые части можно разделить праздник? 
• Площадка (должна быть весёлая нерабочая обстановка; декорации, оформление не должны мешать гостям).
• Ресторан (расположение столов «Т», «П», «ёлочкой», «шахматы»; меню, обслуживание…)
• Развлекательная часть. Привлекая стороннюю организацию определитесь, что вы приобретёте: решение проблем (новизна, индивидуальность подхода), организаторские услуги (точность соблюдения сроков, ясность предложенных материалов, варианты на выбор), творческие разработки (стоимость работ, детализация предложений, творческий подход) или работы по исполнению готового задания (временные рамки исполнения задания).
Разработка идеи и сценария праздника. Разрабатывается обязательная официальная часть вечера и развлекательная программа. Обязательно продумать момент встречи гостей и чем занять первых пришедших гостей.
У праздника должно быть чётко обозначенное начало (звуком, светом, музыкой надо дать понять, что сборы закончились).
Особое внимание уделите музыкальному сопровождению. Без фоновой и танцевальной музыки праздник немыслим. Необходимо составить плей-лист, т.е. список композиций, звучание которых обязательно или желательно.
Фильмы до начала создают настрой праздника

Сувениры и подарки.
При разработке сценария обратить внимание на костюмы, атрибутику конкурсов.

Программа составляется по принципу «калейдоскопа» действий. Номера должны быть яркими, контрастными и меняться быстро и неожиданно. Включать блоки «для глаз» (танцевальные номера) и «для ушей» (песни, пародии).
Остановимся немножко подробнее на конкурсах и играх. Конкурс – это соревновательное действие, т.е. кто-то обязательно должен выиграть. Смысл конкурса – в решении задачи или преодолении трудностей. Конкурсы могут быть:
• На местах (для разогрева публики) и на сцене
• Для зрителей (должно быть видно, смешно и интересно) и непосредственных участников конкурса (важен сам процесс, сложность и решаемость)
• Командные (формируются 1 раз и проходят в своём составе до конца праздника с выявлением команды-победителя) и персональные (в каждом новом круге – новые участники).
Начинать лучше с викторины и опросов т.е. участие гостей «с места», чтобы подтолкнуть людей к общению и участию. Затем составляется сценическая конкурсная программа «через два», т. е. два конкурса, затем два развлекательных номера.

Главная роль на празднике принадлежит ведущему. Его задачи:
• проведение конкурсов, игр, розыгрышей, аукционов, лотерей
• распорядительство (анонсирование предстоящих частей праздника, приглашение к поздравлениям, предложение тостов, проведение награждений
• конферанс – объявление шоу-номеров и заполнение пауз в программе.
А когда праздник закончится, не забудьте собрать мнения приглашённых и разослать благодарности за участие.

Итак, вот те вопросы, ответив на которые Вы наверняка организуете зажигательный Новогодний праздник.
• Зачем Вам нужен праздник?
• Для кого Вы его делаете?
• Сколько гостей пригласите?
• Насколько состав приглашённых в этот раз отличается от состава гостей последнего праздника?
• Каким был праздник в прошлый раз?
• Что из прошлых мероприятий повторять не хочется повторять и почему?
• Что из прошлого, напротив, повторить хочется и почему?
• Что уже есть для праздника?
• Кто займётся организацией?
• Каким будет оформление?
• Смета расходов